Recenzie OnlyOffice

OnlyOffice este strâns legat de două lucruri. În primul rând, este o suită de birou open-source ușoară, atât pentru desktop, cât și pentru birou online , pe care ați putea dori să o luați în considerare deoarece este gratuită, acceptă o gamă largă de plugin-uri care îmbunătățesc funcțiile și arată și se simte mai actualizată și mai ușor de utilizat decât LibreOffice, versiunea gratuită și open-source. În al doilea rând, este, de asemenea, un mediu de colaborare de înaltă securitate numit OnlyOffice DocSpace, care vă permite să partajați documente prin propriul server sau prin serviciile cloud OnlyOffice. DocSpace se extinde de la o versiune gratuită bazată pe cloud la planuri bazate pe cloud care percep 30 USD pe lună pentru fiecare utilizator administrativ, până la planuri enterprise de mii de dolari, care includ o opțiune ultra-securizată pentru a găzdui funcțiile de colaborare pe propriul server și nu în cloud-ul OnlyOffice. 

Cât costă OnlyOffice?

O versiune Startup Cloud care folosește cloud-ul OnlyOffice este gratuită pentru maximum trei utilizatori cu nivel administrativ, iar un nivel Business Cloud nelimitat - versiunea pe care am testat-o ​​- costă 30 USD per utilizator pe lună. Versiunea Enterprise On-premises are un abonament care începe de la 6.550 USD per server.

Singurul alt serviciu pe care îl cunosc și care integrează o suită office cu partajarea de fișiere locală este combinația Microsoft de SharePoint cu Office 365, care percepe 7.000 de dolari per server, dar software-ul Microsoft este proprietar, nu open-source, iar multe organizații private și publice necesită open-source. Sistemele alternative care utilizează partajarea de fișiere open-source de la OpenStack pot utiliza LibreOffice open-source pentru documente, dar acesta nu va avea integrarea profundă a OnlyOffice, iar LibreOffice este mult mai puțin prietenos și actualizat decât OnlyOffice.

Funcții de colaborare

Funcțiile de colaborare OnlyOffice se bazează pe Camere, care sunt foldere de documente la care pot fi accesate doar membrii echipei selectați de un administrator - iar camere diferite pot avea administratori diferiți. O cameră poate conține toate fișierele necesare pentru o echipă sau un anumit proiect și poate include atât documente OnlyOffice, cât și orice alte fișiere pe care doriți să le stocați acolo. Camerele pot fi private pentru utilizatorii înregistrați sau publice (prin intermediul unui browser) pentru oricine îi trimiteți o invitație și puteți încorpora o cameră într-o interfață web pentru acces facil. 

OnlyOffice și-a actualizat recent versiunea bazată pe cloud cu funcții de optimizare care vă permit să partajați fișiere sau foldere individuale, precum și săli întregi, cu utilizatori externi și să creați săli în site-uri cloud terțe, cum ar fi Google Drive , OneDrive , Dropbox sau alte site-uri de stocare care utilizează protocolul standard WebDAV. În mod similar, puteți instala o aplicație OnlyOffice în Zoom și puteți colabora la documente în cadrul unei conversații Zoom.

Așa cum era de așteptat, OnlyOffice DocSpace oferă aceleași funcții avansate de colaborare regăsite în Google Docs , Office 365 și aplicațiile iWork de la Apple , completate cu o fereastră de chat, colaborare în timp real și opțiuni pentru a salva automat modificările tuturor sau pentru a aștepta până când faceți clic pe un buton Salvare. De asemenea, puteți deschide camere și documente locale în cloud, făcându-le publice.

Ca bonus, întregul sistem este foarte ușor de configurat. Nu mai configurasem niciodată un sistem de tip intranet, dar mi-a luat doar zece minute să instalez și să configurez OnlyOffice DocSpace pe un sistem Windows Server 2022, complet cu camere private și publice și membri ai echipei atribuiți rolurilor de administrator și utilizator avansat. Cu toate acestea, după o actualizare Windows, sistemul nu a mai pornit până nu mi-am dat seama, în urma unor căutări pe web, că trebuie să pornesc un serviciu Windows numit Elasticsearch.

Ceea ce nu primești de la OnlyOffice DocSpace este multitudinea de aplicații pentru videoconferințe și luare de notițe oferite de Google și Microsoft, cum ar fi Google Meet, Microsoft Teams și OneNote . Ceea ce primești, însă, este confortul unor camere separate pentru colaborare și toate aplicațiile de care probabil ai nevoie pentru a crea și partaja documente.

Noțiuni introductive despre OnlyOffice

Dacă sunteți în căutarea unei suite office gratuite bine concepute și nu aveți nevoie de funcția DocSpace partajată, OnlyOffice face treaba pe toate platformele desktop și mobile actuale. Documentele Microsoft Office sunt importate cu aproape toată formatarea intactă; singurele probleme pe care le-am întâlnit au fost cazuri minore în care OnlyOffice afișa un font similar, dar nu identic cu un font solicitat în document. Foaia de calcul Excel masivă pe care o folosesc pentru testare a fost importată perfect, iar OnlyOffice a făcut o treabă mult mai bună în a reda diagramele foii de calcul în stiluri grafice atrăgătoare și etichete lizibile. Cu toate acestea, sunt dezamăgit că butonul „calculează acum” m-a făcut să aștept aproape zece secunde pentru a finaliza recalcularea, în timp ce Excel a avut nevoie doar de o secundă.

OnlyOffice folosește formatele standard Microsoft Office ca formate de fișier implicite, astfel încât documentele dvs. sunt salvate în formate DOCX, XLSX sau PPTX. De asemenea, puteți salva în diverse formate de cărți electronice și alte formate standard, cum ar fi ODT de la LibreOffice. Un set implicit de plugin-uri include un instrument de integrare video YouTube, Google Translate și multe altele, iar managerul de plugin-uri bine conceput vă permite să adăugați funcții precum un tezaur și un convertor în format markdown. Aceste plugin-uri nu sunt la fel de ușor de găsit ca funcțiile încorporate, dar sunt mult mai bune decât nimic.

Spre deosebire de majoritatea celorlalte suite software, OnlyOffice nu are aplicații separate pentru procesare de text, foi de calcul și prezentări. În schimb, are o singură interfață din care puteți deschide sau crea oricare dintre aceste tipuri de documente și, de asemenea, puteți crea și edita formulare PDF. Peste 200 de șabloane vă permit să creați documente complexe fără efort. Acestea variază de la cărți de Bingo la formulare fiscale până la o notificare de evacuare de 30 de zile și probabil veți dori să personalizați textul și grafica în stilul anilor 1990 în multe dintre ele. 

Ferestrele de editare ale OnlyOffice au o interfață simplă și elegantă, care seamănă cu panglica Microsoft. Ca și în alte suite de birou precum LibreOffice și iWork, în dreapta apare un panou de formatare opțional, iar în stânga o bară de instrumente opțională duce la funcții precum căutarea și comentariile.

Procesare de text puternică, dar limitată

OnlyOffice folosește numele de Editor de documente pentru modulul său de procesare a textului. Acesta acționează ca o versiune simplificată a Microsoft Word, cu toate funcțiile esențiale incluse și cele mai complexe omise. Setul său de funcții include note de subsol, note finale, un cuprins, o listă de figuri și urmărește modificările, creează și gestionează referințe încrucișate. Panoul de formatare opțional din dreapta facilitează formatarea textului fără a naviga la fila Acasă din bara de instrumente panglică. Este mai puțin potrivit pentru documente lungi, deoarece nu are capacitatea Microsoft Word de a împărți ecranul, astfel încât să puteți edita două părți ale unui document în același timp. 

Editorul de documente (și restul aplicației) acceptă macrocomenzi care pot automatiza operațiuni repetate, dar trebuie să scrieți macrocomenzile în prealabil folosind un limbaj greu de scris, similar cu VisualBasic for Applications din Word. Nu puteți înregistra macrocomenzi așa cum se poate în aplicațiile Microsoft sau Corel WordPerfect. Opțiunile de lipire a textului sunt limitate la o opțiune de păstrare a formatului sursă sau de lipire a textului simplu fără opțiunea mai avansată a Microsoft de a îmbina formatul sursă cu documentul curent, astfel încât (de exemplu) caracterele italice sau aldine din textul lipit să fie importate în documentul curent fără a importa fontul documentului sursă.

Principala mea frustrare legată de Editorul de documente este cât de inflexibilă este aplicația în afișarea documentelor de procesare a textului. Singura vizualizare disponibilă este aspectul standard al paginii, cu marginile de sus și de jos vizibile. Nu există nicio opțiune de a comuta la o vizualizare schiță doar cu text, o vizualizare pagină care ascunde marginile de sus și de jos, o vizualizare cu mai multe pagini sau un mod de „citire” care ascunde aproape întreaga interfață. 

Mă bazez pe comenzi rapide de la tastatură pentru multe operațiuni - cum ar fi repetarea unei căutări sau scrierea unui cuvânt cu majusculă - dar OnlyOffice nu le acceptă. Câteva comenzi rapide standard de la tastatură sunt disponibile în OnlyOffice, cum ar fi Ctrl-F pentru Căutare, dar pentru majoritatea funcțiilor, dacă nu doriți să utilizați mouse-ul, trebuie să apăsați tasta Alt și apoi să alegeți o literă din cele afișate lângă fiecare pictogramă din meniu. Microsoft folosește același sistem, dar vă permite să personalizați o gamă mult mai largă de comenzi de la tastatură. O altă dezamăgire este lipsa unui număr de cuvinte „live”. Pentru a vedea numărul de cuvinte, trebuie să faceți clic pe bara de stare sau să apăsați Alt, apoi A și H.

Un înlocuitor acceptabil pentru Excel

Foaia de calcul OnlyOffice pare să corespundă aproape tuturor funcțiilor avansate de date și grafice oferite de Excel, cu excepția funcțiilor care afișează prețurile acțiunilor în timp real într-o celulă. Panoul de formatare opțional oferă acces facil la funcții precum eliminarea duplicatelor și reformatarea unui tabel, fără gama mai largă de opțiuni aglomerate oferite pe panglică. Puteți scrie macrocomenzi, dar nu le puteți înregistra așa cum se poate în Excel, LibreOffice și foaia de calcul Quattro Pro din Corel WordPerfect.

Dacă utilizați pluginul Solver de la Microsoft pentru Excel - funcția care vă permite să experimentați ajustarea valorii unei celule pentru a vedea efectul asupra altor celule - nu îl veți găsi în OnlyOffice și nu veți găsi funcția mea preferată din Excel, funcția care vă permite să creați o listă pe o singură coloană cu nume complete din coloane separate de prenume și nume de familie.

Diagramele din foaia de calcul OnlyOffice sunt elegante și simple și seamănă vizual cu cele din Excel, deși fără capacitatea Excel de a schimba paletele de culori cu două sau trei clicuri. Dacă sunteți în căutarea eleganței vizuale în crearea de diagrame și tabele, atunci cea mai bună opțiune posibilă este Numbers de la Apple, foaia de calcul din suita iWork, disponibilă exclusiv pentru macOS și iOS.

Prezentări decente, dar simple

Editorul de prezentări OnlyOffice își face treaba de bază, dar nu mult mai mult, și va dezamăgi pe oricine se așteaptă la facilitățile avansate oferite de PowerPoint și Keynote. Ceea ce obțineți este ceea ce găseați în aplicațiile avansate de prezentări de acum douăzeci de ani, când susțineați prezentări de pe un laptop conectat la un proiector. Nu beneficiați de multitudinea de funcții actualizate de export și distribuție din aplicațiile Microsoft și Apple - funcții precum materiale tipărite bazate pe prezentarea dvs., prezentări online direct din aplicație sau posibilitatea de a înregistra narațiuni, indicatoare laser și alte funcții pe care în mod normal le efectuați „live”. 

OnlyOffice oferă același tip de tranziții și animații pe care le oferă aplicațiile de prezentare rivale. Poți insera videoclipuri sub formă de fișiere de pe computerul tău local, dar nu poți insera videoclipuri online sau alege dintr-o bibliotecă de videoclipuri stock așa cum poți face cu PowerPoint sau Keynote sau un videoclip live de pe dispozitivul tău așa cum poți face cu Keynote. Dacă îți pasă de aceste caracteristici, atunci OnlyOffice nu este suficient, dar dacă vrei doar să creezi o prezentare în stil tradițional, atunci OnlyOffice are tot ce ai nevoie. Dar nu te aștepta ca publicul tău să se ridice în picioare și să te aplaude la final.

Creare de formulare PDF

O caracteristică deosebit de atractivă a OnlyOffice este modulul său separat pentru crearea de formulare PDF. Și alte suite - în special LibreOffice și Corel WordPerfect - vă permit să creați formulare PDF completabile, dar Office 365, Google Docs și aplicațiile iWork de la Apple exportă doar fișiere PDF statice și veți avea nevoie de software terț, cum ar fi Adobe Acrobat, pentru a converti aceste formulare în formulare completabile. Cu OnlyOffice, pur și simplu selectați Formular PDF din meniul Creare nou și proiectați propriul formular sau utilizați unul dintre numeroasele formulare exemplu pentru a-l modifica. Acesta nu înlocuiește un editor PDF complet, cum ar fi Acrobat, dar face ca crearea de formulare să fie convenabilă și ușoară.

Am testat OnlyOffice în mare parte pe Windows și a funcționat fără probleme, rapid și elegant. Am încercat și versiunea macOS, care afișează enervant un mesaj prin care se solicită acces la „Stocare sigură Chromium” de fiecare dată când se deschide. Când i-am refuzat accesul, aplicația părea să funcționeze perfect. Cineva s-a plâns de această problemă pe forumul OnlyOffice încă din 2022.

Verdict: O suită de birou limitată, dar fiabilă

Ar trebui să alegeți OnlyOffice? Dacă nu vă deranjează limitările sale, este o suită de birou fiabilă într-o singură aplicație și puteți utiliza gratuit colaborarea sa bazată pe cloud cu maximum doi colegi. Dacă alegeți software pentru o organizație preocupată de securitate, versiunea locală a OnlyOffice DocSpace este atractivă pentru ușurința în utilizare și preț. OnlyOffice nu este perfect, dar oferă o combinație de funcții de securitate și confort pe care nu le veți găsi nicăieri altundeva. Merită cu siguranță o privire pentru oricine are nevoie de o suită de birou desktop și online care să funcționeze pe toate platformele - spre deosebire de Office 365 , care nu va funcționa în Linux. Acestea fiind spuse, Office 365 și Google Workstation rămân câștigătorii Alegerii Editorilor noștri, deoarece sunt mai ușor de utilizat, oferă funcții mai moderne și au un grad ridicat de rafinament.

Articol adaptat si tradus cu Google Translate dupa https://www.pcmag.com/reviews/ascensio-system-onlyoffice